Skip to content

Vi värnar om din integritet

På den här sidan förklaras hur Whenever samlar in och använder dina personuppgifter. Du får även information om dina rättigheter i detta avseende och hur du kan gå tillväga för att göra dina rättigheter gällande. Whenever tar alltid största möjliga hänsyn till din integritet och behandlar dina personuppgifter med stor försiktighet och omsorg.

Den här informationstexten är i första hand framtagen för fyra kategorier av personer som Whenever behandlar personuppgifter om, nämligen för: 

  1. Användare av tjänsten
  2. Anhöriga som kontaktperson
  3. Besökare (Besökare på Whenevers webbplats, Facebooksida, Instagram, LinkedIn, och i Whenevers kundtjänst)
  4. B2B (Företag, m.fl.)

Vad är en personuppgift?

En personuppgift är all slags information som direkt eller indirekt kan kopplas till en levande fysisk person. Exempel på personuppgifter är: namn, e-postadress, telefonnummer, personnummer, IP-adress och kontonummer.

Vem är personuppgiftsansvarig?

Personuppgiftsansvarig för de behandlingar av dina personuppgifter som beskrivs här är:

Whenever AB, org. nummer 559071-3524
Brahegatan 17, 114 37 Stockholm, Sverige
Mail: info@whenever.nu 

Alla Whenever anställda har grundläggande kunskaper om dataskydd. 

Whenever som personuppgiftsbiträde?

Whenever behandlar även personuppgifter i rollen som personuppgiftsbiträde till företagskunder i syfte att kunna förmedla tjänsten. Om du vill ha information om hur dina personuppgifter behandlas i dessa fall hänvisar vi dig till företagskunden i fråga som är ansvarig för den aktuella behandlingen. 

Vilka är dina rättigheter?

Du är alltid välkommen att kontakta Whenever per mail info@whenever.nu vid frågor om personuppgiftsbehandlingen eller om du vill göra någon av dina rättigheter gällande enligt följande:

Du har rätt att få veta vilka personuppgifter vi behandlar om dig. Informationen är gratis och den skickas via e-post (inom en månad). Om vi av någon anledning inte kan ge dig den information du efterfrågar har vi en skyldighet att motivera det för dig.

Du har rätt att begära rättelse av dina personuppgifter. Det är viktigt att de uppgifter vi behandlar om dig är korrekta. Om du byter e- postadress och annan kontaktinformation eller upptäcker att uppgifter vi har om dig är felaktiga eller icke-kompletta har du rätt att begära att vi korrigerar det. Enklast gör du det själv inloggad i din Whenever-pärm under inställningar.

Du har rätt att begära radering av dina personuppgifter (rätt att ”bli glömd”) om uppgifterna inte längre är nödvändiga för det syfte som de samlades in för. Om du vill att dina uppgifter raderas behöver du först avsluta ditt konto hos Whenever. Enklast gör du det själv inloggad i din Whenever-pärm under inställningar. Whenever kommer därefter att ta bort alla uppgifter om dig som vi kan ta bort.

Du har i vissa situationer rätt att begära att vi tillfälligt begränsar behandlingen av dina personuppgifter. Detta kan ske exempelvis om du har begärt rättelse av dina personuppgifter och det tar tid för oss att tillmötesgå din begäran. I ett sådant fall kan personuppgifterna begränsas under tiden vi hanterar ärendet.

Du har rätt att få ut de personuppgifter som Whenever behandlar om dig i maskinläsbart format. Om det är tekniskt möjligt, vilket avgörs av Whenever, har du även möjlighet att få dina personuppgifter överförda till en annan personuppgiftsansvarig. 

Du har rätt att göra invändningar mot sådana aktiviteter som vi utför med dina personuppgifter som har stöd i en så kallad intresseavvägning (se nedan vilka behandlingar som kan vara aktuella för dig). Specificera för oss vilka behandlingar du invänder mot i din begäran.

Vart vänder du dig om du har klagomål?

Om du anser att Whenever behandlar dina personuppgifter i strid med gällande dataskyddslagstiftning vill vi såklart att du berättar det för oss genom att skriva till info@whenever.nu. Du har även rätt att lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten. För mer information se Integritetsskyddsmyndigheten hemsida www.imy.se.

Privatperson och företagskund

Whenevers personuppgiftsansvar?

Whenever är personuppgiftsansvarig för behandlingen av de personuppgifter som du som användare lämnar i samband med registreringen och användningen av din digitala Whenever-pärm hos Whenever.

När det gäller företag som förmedlar Whenevers tjänster till dig är det företaget/organisation/bolag som är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter. Whenever är i dessa fall personuppgiftsbiträde till företaget och behandlar personuppgifterna i enlighet med företagets instruktioner.

Ändamål och rättslig grund för behandling av dina personuppgifter? 

Alla personuppgifter som behandlas inom ramen för din relation till Whenever används för att tillhandahålla, utföra och förbättra Whenevers tjänster. Du kan direkt eller indirekt komma att delge oss information såsom när du använder Whenevers tjänster. Allt detta tydliggörs i tabellen nedan där “källa” står för varifrån informationen kommer och “tjänst” tydliggör vilka av Whenevers tjänster som informationen är nödvändig för. Enligt dataskyddslagstiftningen måste Whenever även kunna beskriva för vilka ändamål en viss uppgift behandlas och vilken som är den rättsliga grunden för den aktuella behandlingen, se vidare nedan.

Whenever behandlar även personuppgifter i rollen som personuppgiftsbiträde till företag som förmedlar tjänsten. Om du som användare registrerat dig via ett företag som förmedlar tjänsten vill ha information om hur dina personuppgifter behandlas i dessa fall hänvisar vi dig till det företag som är ansvarig för den aktuella behandlingen. 

Under de olika rubrikerna i följande tabell beskrivs vilka av dina personuppgifter som behandlas för vilka ändamål i förhållande till de av Whenevers tjänster som du använder.

Tabellen hittar du här

Var behandlas dina personuppgifter? 

Lagringen av din digitala Whenever-pärm hos Whenever sker endast i Sverige. Whenevers behandling av de personuppgifter som du som användare lämnar i samband med registreringen och användningen av din digitala Whenever-pärm hos Whenever behandlas i Sverige eller inom EU/EES. Det kan dock finnas situationer där Whenever behöver behandla vissa personuppgifter med hjälp av IT-verktyg eller tjänsteleverantörer som tillhandahålls av bolag med etablering och/eller underleverantörer utanför EU/EES. Om så är fallet vidtar Whenever alla legala, tekniska och organisatoriska åtgärder som krävs för att säkerställa att dina personuppgifter hanteras lagligt, säkert och med en skyddsnivå som är i linje med det skydd som gäller inom EU/EES.

Vilka har tillgång till dina personuppgifter?

Dina personuppgifter kommer aldrig att säljas. Dina personuppgifter kommer inte heller att vidareförmedlas eller på annat sätt användas för andra syften än de som vi informerar dig om i tabellen ovan.

Endast sådana personer som behöver ha tillgång har det

Whenever vidtar alla lämpliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå. Detta gäller såväl internt på Whenever som vid överföring av dina personuppgifter till eller delning av uppgifter med sådana utvalda tredje parter som Whenever samarbetar med för tillhandahållande av Whenevers tjänster till dig. Endast personer som behöver ha tillgång till dina personuppgifter i enlighet med ändamålen som beskrivs i tabellen ovan har tillgång till dina personuppgifter. 

Whenever leverantörer, underleverantörer samt bolag i samma koncern som Whenever

Whenever kan komma att dela dina personuppgifter till – eller behandla dem med hjälp av – andra bolag inom samma koncern som Whenever och av Whenever anlitade leverantörer. Sådana aktörer kan antingen vara personuppgiftsbiträden till Whenever, dvs bolag som behandlar dina personuppgifter för Whenevers räkning enligt Whenevers instruktioner (t.ex. tillhandahållare av IT- och kommunikationstjänster), eller självständigt personuppgiftsansvariga som ansvarar självständigt för sin behandling av dina personuppgifter (t.ex. en advokat- eller revisionsbyrå som Whenever anlitar och som i samband med utförandet av sitt uppdrag får tillgång till dina personuppgifter och behandlar dem enligt sina rutiner för ärendehantering och de dokumentationskrav som gäller för verksamheten). Whenever ansvarar för att all sådan eventuell delning av dina personuppgifter till sådan tredje part för behandling sker i enlighet med dataskyddslagstiftningen.

 

SPAR

Whenever kontrollerar dina personuppgifter mot Statens personadressregister (SPAR) i syfte för att upprätthålla god kund- och registervård samt för att kunna identifiera om du inte längre finns i livet.

Myndigheter (såsom Integritetsmyndigheten, polisen och Finansinspektionen)

Whenever kan komma att lämna nödvändig information till myndigheter såsom polisen om vi är skyldiga att göra det enligt lag eller om du har godkänt att vi gör det. 

Hur länge lagrar vi dina personuppgifter?

Whenever sparar dina personuppgifter endast så länge som det är nödvändigt för att utföra de ändamål som beskrivs i tabellen ovan. Whenever har tydliga interna gallringsrutiner som innebär att personuppgifter inte sparas längre än vad som är nödvändigt för att uppfylla respektive ändamål.

Personuppgifter som behandlas för att utföra Whenevers avtalsrättsliga åtaganden gentemot dig behandlas så länge du använder Whenevers tjänster.

Vid avstängning eller avslutande av Whenevers tjänster raderas samtliga personuppgifter som vi behandlat om dig efter 45 dagar. Notera att du har möjlighet att sammanställa lagrade uppgifter i ett PDF-dokument som du kan spara innan du avslutar ditt konto. 

Notera att för dig som använder signeringstjänsten för att signera Dokument mellan användare i Whenever gäller att vissa av dina personuppgifter sparas i själva signaturen (personnummer och information om Mobilt Bank-ID). Sådan data kan inte raderas av Whenever utan sparas i bevissyfte som en säkerhet för signatärerna. En signatär kan inte enskilt begära att Whenever raderar sådan signeringsdata. För användare av betaltjänsten sparas information relaterad till kundkännedom och genomförda betalningar under en tid om fem år med anledning av kraven i lag (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism. Detta innebär att från den tidpunkt då du avslutar Whenever så gallras uppgifter om betalningar som är äldre än fem år. Information relaterad till genomförda betalningar kan också komma att sparas för att granska misstänkta bedrägerier i enlighet lag (2010:751) om betaltjänster.

När du använder Whenever signeringstjänst för att signera E-försändelser från avsändare sparas ditt personnummer i 30 dagar från att du signerat ett dokument i tjänsten.

Kundtjänstärenden:

Whenever sparar personuppgifter som Whenever behandlar om dig inom ramen för dina kundtjänstärenden i upp till 180 dagar. Denna lagringstid är nödvändig för att Whenever ska kunna hjälpa dig och följa upp dina ärenden inom kundtjänst.